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データベースソフトとは、データベースに保存した社内データを効率的に検索するなど、データのあらゆる業務への活用をサポートするソフトウェアです。
そんなデータベースソフトでは、実際にどのようなことができるのでしょうか？
今回は、データベースの導入を考え始めたビジネスパーソンに向けて、そもそもデータベースとは何か、データベースを導入することのメリットや選び方を詳しくご紹介いたします。
データベースとは、データベースモデルと呼ばれる形式に従い整理された「データの集まり」です。
決められた形式に従い大量のデータを整理することで、必要な情報を検索するなどの、コンピューターによるデータ操作をスムーズに実行することができます。
また、データベースを利用し、様々な情報の管理・保存・利用を実現するソフトウェアをデータベースソフトと呼びます。
このデータベースを上手く利用すれば、大量のデータを効率的に管理できることはもちろん、データの集計やグラフ化、ほかのデータとの連携も可能になるのです。
社内にある様々なデータを、データベースモデルに従い整理することを「データベース化」と言います。
データベース化の対象は、紙の書類や、Excelで管理していた様々なデータなど多岐にわたります。
それまでは、キャビネットの中にある1枚の書類や、どのフォルダに入っているのかわからないExcelファイルを探し回っていた時間を、データベース内のデータを検索するだけで済ませることができるようになるのです。
データを探す時間の短縮だけでなく、データをデータベース内で管理することは、データの更新を容易にしたり、データ集計をより簡単にしたりと、様々な業務効率化につながります。
さらに、社内サーバー上でデータベースを共有することで、社内の情報共有をより簡単にすることもできるのです。
そもそも、なぜデータベースによるデータ管理が必要なのでしょうか？
それは、現代のビジネスで扱う情報量が、急激に増加しているためです。
一昔前のビジネスでは、ビジネスで必要なデータ量が今ほど大きくなく、例えばExcelのような表計算ソフトウェアでも、十分にデータの管理ができていました。
現在でも、データの量がそれほど膨大ではない、更新頻度が少ない、リアルタイムでの情報共有の必要性が低いといった場合には、Excelでのデータ管理でも対応できるかもしれません。
しかし、膨大なデータをきちんと整理し、そのデータを頻繁に更新・参照する必要のある現場では、Excelでのデータ管理ではとても追い付かなくなってしまったのです。
必要なときに、必要なデータを即時に利用できなければ、せっかくのデータも「宝の持ち腐れ」です。
データをデータベース上でしっかりと管理し、活用し、さらに不測の事態のためのバックアップ体制も整えておくことは、膨大な情報を扱うビジネスでは必須の取り組みとも言えるのです。
では、実際にデータベースを使った管理の種類には、どのようなものがあるのでしょうか。
1.Excel
最も手軽な方法が、Excelを利用したデータ管理です。
表計算ソフトウェアに分類されるExcelはには、その名の通り表計算機能や、簡易的なプログラムとして使えるマクロ機能など、便利な機能がたくさんあります。
さらに、しっかりと設定することで、Excelも簡易的なデータベースとして活用することもできます。
残念ながら、大量のデータ処理には向いていませんが、データの量が膨大ではない、データを共有する機会があまりないといった場合には、データベース代わりに使うことも可能です。
2.Webデータベースソフト
Webデータベースとは従来データを紙やExcelを使って管理していたものを、Web上で管理できるデータベースのことを意味します。
Webデータベースはクラウド上、つまり、インターネット上のサーバーで管理されているため、社内PC以外のデバイスからもアクセスできるという特性があります。
また、自社に合わせたカスタマイズができるサービスもあるのが、Webデータベースの特徴です。
プログラムやコードの知識なしでも、本格的なデータベース運用ができるのが、最大のメリットです。
エンジニアではないけれど、データを効率的に管理したい、そのような場合に最適なのが、Webデータベースの利用です。
3.データベースソフトの自社開発
自社の業務に最適なデータ運用をシステムそのものからデザインしたい場合には、専用のデータベースシステムを自社開発するという方法もあります。
ただし、社内にエンジニアがいない場合、この案は大変難しいものとなります。
プログラミングの技術はもちろん、データベースの知識をもったエンジニアが必要となり、かなりのコストや工数が必要となります。
特殊な条件下でない限り、上述のWebデータベースのソフトカスタマイズでも、十二分に業務効率化を図れるはずです。
ところで、データベースソフトでは、一体どのようなことができるのでしょうか。
ここではデータベースや、それを操作するデータベースソフトの利用により、具体的にどのようなことができるようになるのか、簡単にご説明いたします。
データベースの作成によりデータを整理できる
データベースソフトを利用することで、膨大なデータをしっかりと整理したデータベースを作成できます。
例えば、Excelでは、1枚のシートに入力できるデータの件数に上限があります。
データベースであれば、容量さえあれば、上限を気にせず膨大なデータを保管することができ、効率のよい大量データの管理が可能となります。
また、複数のデータベースを跨いでデータを抽出することができるサービスもあるため、必要なときに必要な情報を即座に利用できます。
データの加工・分析を簡単にできる
データの加工や分析も、データベースソフトを利用すれば簡単にできます。
データベースソフトを使えば、データの編集や集計は簡単です。
それに加えて、分析や加工をスムーズにしたり、データの加工や分析機能を組み合わせることで、レポートを作成する機能のあるデータベースソフトもあります。
バックアップが自動でできる
大量のデータを管理していても、データが飛んでしまったり、オペレーションミスで削除されてしまっては元も子もありません。
データベースには、自動バックアップ機能が用意されていることがほとんどです。
自社内でバックアップの仕組みを構築しなくても、基本的には自動的にバックアップできるため、データ管理の工数削減を実現できます。
データを壊さずに同時アクセスできる
Excelでは基本的に、複数のユーザーによる同時にアクセス・編集はできません。
しかし、同時アクセス可能なデータベースであれば、複数人が同時にアクセスしても、ファイルを壊すことなく共同で編集作業を行うことが可能となります。
離れた場所にいても、リアルタイムで同じデータを見たり、編集したりできるようになり、作業効率をあげることができます。
大容量のデータを安全に保管できる
大量のデータ管理に対応していないExcelなどでは、保存できるデータ数に上限があったり、セキュリティ対策がしっかりとできていなかったりといった問題があることも。
その点、データベースはそもそも大容量のデータに対応できるよう構築され、さらに構築時にセキュリティ対策を実施します。
データをより安全に保管することができるのです。
データベース・データベースソフトを導入する際には、選択基準となるいくつかのポイントがあります。
どのように、データベースを選べば良いでしょうか。ここでは4つのポイントをご紹介します。
1.コストはどの程度か
データベースのコストは、その性能やデータ容量等により、無料のものから非常に高額なものまで、かなりの幅があります。
しかし、格安なデータベースサービスを選んでみたら、利用できる人数が少なかった、サポート料金が高かった、といったパターンもあるため、価格だけで選ぶのは危険です。
データベース導入で実現したいことや、そのために必要な機能などをまず検討したうえで、かけられるコストを把握し、自社業務にとって最適なサービスを見つけることが重要です。
2.データベースの提供形態は適切か
データベースの提供形態は、大きく下記2種類に分けられます。
・Webデータベースなど、クラウド上でデータを管理する管理するのクラウド型
・自社内にデータベース用のサーバーが必要になるオンプレミス型
クラウド型のポイントは、自社PC以外のデバイスからもアクセスしやすく、情報共有がしやすいという点です。
対してオンプレミス型は、基本的には自社PCからのみアクセス可能であり、セキュリティ上堅牢なデータベースを構築できます。
それぞれの特性を理解し、業務内容に合った提供形態を選びましょう。
3.サポート体制はどうなっているか
サービスを選ぶにあたっては、サポート体制もしっかりとチェックしておきたいポイントです。
特に、Webデータベースに既存のExcelデータを入れる際など、導入初期には様々な作業や問題が発生しがちです。
導入サポートのしっかりとしているサービスであれば、スムーズにデータベースの活用をはじめられます。
また、導入後に問題が生じた場合も、見越しておく必要があります。
サポートに問い合わせできる時間帯や方法なども、事前にしっかりと確認しておきましょう。
4.自社の業務に特化している／させられるデータベースか
せっかく導入したデータベースが、自社の業務に本当に合っているかどうかもポイントです。
単にデータを集めるだけならば、基本的にはどのサービスでも対応できます。
しかし、データの処理を効率化することで、業務そのものを効率化することこそ、データベース導入の真の目的です。
データベースを導入することで、どのような課題を解決したいのか、事前にしっかりと検討することが大切なのです。
例えば、データベースへのデータの入力や、検索、抽出などの方法はデータベースごとに特徴があります。
また、扱うデータ量が膨大であれば、大量データの処理に特化したデータベースソフトを選ぶという視点もあります。
実際の業務に、データベース機能が特化させられるかどうか、しっかりと確認しましょう。
ここまでの流れを受けて、おすすめしたいデータベースソフトを11種類ピックアップしました。
ここでは、その概要を説明していきます。
1.PlaPi
誰でも簡単にストレスなく、自社にぴったりの商品・情報管理システムが構築できるのがこの「PlaPi（プラピ）」。
社内でバラバラになっていたデータの管理を一元化し、誰でも常に最新の情報を見つけられるようにします。
顧客からの問い合わせ対応にもスピーディーに回答できるようになり、大量のデータを参照する業務もどんどん効率化できます。
また、導入も最短1週間で可能。自社の業務にぴったりとフィットするよう、カスタマイズも簡単にできます。
データ管理を、楽しいものに。
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2.PigeonCloud
「シンプルで安く使える」というキャッチコピーのPigeonCloudは、Excelのデータベース化や請求書などをまとめたり、OCRを使い紙の伝票も電子化可能。
スマホやタブレットでどこからでも閲覧可能な情報の共有化と、優秀な検索、集計、分析機能が特徴のデータベースです。
3.Canbus
「やりたいことを全部Canbusひとつで」をコンセプトとする、統合型のウェブデータベース。
多数の大手企業にて採用され、スピード感のある顧客管理や勤怠管理、自動クラウド経理などのデータ管理が可能となります。
4.楽々Webデータベース
「Excelの悩みを解決する」ことをテーマに開発されたこの楽々Webデータベースは、これまでExcelで管理していた各種データをデータベース化できるものです。
Excelでのデータ管理のデメリットを一気に解消できます。
5.kintone
サイボウズが提供するこのkintoneは、グループウェアのコンセプトをベースに各種データ管理をデータベースで共有できるシステムです。
大手企業への導入実績からも、その使いやすさが伝わってきます。
6.iFUSION
「Excelに関する業務を効率化するための運用サポートシステム」としてExcelの資産がそのまま有効活用できるのがこの「iFUSION」です。
Excelファイルをアップロードすれば、データベースとして活用可能となります。
7.SkyLink
売り上げ集計や在庫管理を効率化できるのがこちらの「SkyLink」。
ドラッグ&ドロップでデータベースの情報を取り出せる簡単操作と多彩な出力方式、そしてユーザー管理が特徴となっています。
8.PowerFolder
トレンドの「BI志向」を掲げたデータベースシステム「PowerFolder」。
BIとは「ビジネス・インテリジェンス」を指し、データ活用で知的なビジネスを実現するツールとして注目されています。
9.UnitBase
誰にでもデータベースが構築でき、社内のやりたいことをリードタイム無しで実現できるのがこの「UnitBase」です。
ノンプログラミングで誰にでも業務システムが開発できるというのが大きな特徴と言えるでしょう。
10.WaWa D-Be
Excelで管理している顧客情報、商談情報、商品情報、販促ツール、クレーム情報を自由なフォームを使って、ウェブで情報共有できるのが「WaWa D-Be」です。
11.Tibero
RDBMS エンタープライズデータベース管理により、本格的なデータベースを構築できるのがこの「Tibero RDBMS」。
既存のアプリケーションを変更せず、データベースの統合が可能です。
ビジネスにスピードを求められる現代、社内のあらゆるデータを一元管理できるデータベースは、業務スピードを加速するために必要不可欠です。
今すぐにデータベースで業務を効率化したいと思った方は、まず、最短1週間で導入可能な「PlaPi」を検討してはいかがでしょう。
「PlaPi」は自社のニーズに合わせ、データベースソフトを簡単にカスタマイズできます。 エンジニアなしでも、自社の業務にぴったりとフィットした情報管理を実現できるのです。
まずは資料を請求して、「データ管理を、楽しいものに」する一歩を踏み出してはいかがでしょうか。
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