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ビジネスパーソンであれば誰でも、「デスクトップにファイルが散乱している」、「欲しい情報が共有ドライブのどこにあるかわからない」という状態に陥ったことがあるかもしれません。
毎日の業務の中で増え続けるファイル。
PCがビジネスの必須アイテムとなり、メールやチャットでデータが飛び交う現代社会では、そのファイルをしっかりと管理することが、業務の効率化に直結します。
本記事では、そんなファイル管理の基本を知りたい方、コツやNG例などを知りたい方に向けて、ノウハウを分かりやすくご説明します。
ポイントをしっかりと押さえて、業務を効率化させましょう！
ファイル管理とは、パソコンなどに保存されているファイルやフォルダを、適切に保存し、欲しい情報をすぐに見つけられるよう管理することを意味します。
必要な時に、必要なファイルにスピーディーにアクセスできるようになり、業務効率が上がることが、ファイル管理を徹底することで得られる最大のメリットです。
膨大なファイルを利用する企業活動において、ファイル管理は業務を適切に実施するために、最早必要不可欠なスキルと言えるでしょう。
日々の業務の積み重ねでファイルは増え続けていきます。
業務効率を上げ、ミスやトラブルを防ぐためにも、しっかりとファイル管理を実行しなければなりません。
では、ファイル管理をすることで、どのようなメリットがあるのでしょうか。
1.欲しいファイルをすぐ見つけられ、仕事が効率的に
ファイルは日々増え続けていくものです。
削除しない限りファイルが減ることはありませんし、毎日の業務で次々に新しいファイルが作成されています。
そのため、欲しい情報がどこにあるのか分からず、最新の情報を探すだけでも、かなりの工数がかかるというケースも多々あります。
ファイル管理をしっかりと行うことは、このような「情報を探す時間」の節約につながり、最終的に業務を効率化させることができるのです。
2.ファイル紛失等のミスを防止できる
ファイルの紛失を防ぐというのも、ファイル管理により得られるメリットの一つです。
不要と思って削除してしまったファイルが実は大切なものだったり、間違えて上書きをしてしまうということも、ビジネスシーンによくあるトラブルです。
このようなミスは、ファイル管理のルールを周知し、実践することで未然に防ぐことができるのです。
3.情報共有を効率的に実施できる
お客間や社内からの問い合わせで、ファイル管理がしっかりとできていないために、最新の情報をすぐに共有できないという事態も、ビジネスでは起こりがちです。
社内・部署内でファイル管理のルールを徹底していれば、上記のようなトラブルを減らすことができます。
また、ファイルサーバーやクラウドストレージなどでファイルを共有する仕組みを整えていれば、共有者は誰でもすぐにファイルを探せるようになります。
4.ストレージ容量の削減につながる
最新のファイルがどれかわからず、不安で編集するファイルのコピーを作成し、それをドライブにため込んでしまう、という状況も、ExcelやWordで情報管理を行っている現場ではよく見られる光景です。
ファイル管理を徹底し、ファイルの更新ルールなどを周知することで、上記のような同じ内容のコピーファイルをいくつも保存することが避けられます。
結果として、ストレージの保存容量削減を叶えることができるのです。
さらに、「最新ではないファイルを共有してしまう」など、同じファイルが重複することによるオペレーションミスも予防できます。
ではファイル管理とは、どのように実施すれば良いのでしょうか。
ここでは、基本的な考え方をご紹介します。
1.分類基準をはっきりと決める
ファイル管理の基本は、分類する基準をはっきりと決めることにあります。
例えば、クライアント別、案件内容別、時系列別など、分類の基準には様々なパターンが考えられます。
この基準を、業務に合った形で明確に設定することで、必要なファイルを素早く探せるようになります。
2.ファイルの種類ではなく、属性を意識する
WordやExcel、PDF、JPGなど、ビジネスで利用するファイルには様々な「種類」があります。
この種類に注目して、WordはWord、ExcelはExcelという管理を行っている方もいるかもしれません。
しかし、「この情報が欲しい」という視点でファイルを探すとき、まず意識するのはクライアントや案件など、その情報が関係する「属性」です。
ファイル管理のルールを決める際には、どの情報がなにに所属するのかを意識して、考えるようにしましょう。
3.時系列の分かりやすいファイル名をつける
いつ、どのタイミングで、そのファイルを作成したかという情報も、ファイルを探すときにはポイントとなります。
例えば会議の議事録や、〇月〇日に社内公開した製品情報など、日付を手がかりに情報を探す場面は多いはずです。
このような場合、ファイル名に作成日時を入れることで、同一フォルダ内のファイルを時系列順に簡単に並び替えることができます。
自分たちの部署にあった分かりやすい「名付けルール」を作成することで、必要な情報をスピーディーに見つけることができるのです。
では具体的に、どのようにファイル管理を始めれば良いのでしょうか。
ここではまず着手してほしい、基本の3ステップをご紹介いたします。
1.ファイル名・フォルダ名の付け方にルールを作る
まず、ファイル命名時の型を統一しましょう。
「時系列の分かりやすいファイル名をつける」にもあるように、ファイル名に日付を入れることで、業務を効率化することができます。
例えば、「20220418_XX社定例会議議事録」や「20220418_△△要件定義」など、「日付＋種類」の形にするのがおすすめです。
このようなファイル名にすることで、フォルダ内でファイルを時系列順に並び替えることができ、最新の情報をすぐに見つけられるようになります。
2.フォルダの作り方にもルールを作る
ファイル管理を効率的に行うためには、フォルダの構成や名前の付け方にも、ルールを作成する必要があります。
まず、業務内で発生するたくさんのファイルを、どのようにカテゴリー分けするのか、検討しましょう。
クライアント別、案件別、製品別など、実際の業務シーンを想定して、適切な構成を考えましょう。
また、ファイル名の「日付＋種類」のように、フォルダ名の頭に数字をつけることもおすすめです。
その際、「10_XX社」「20_△△会議」のように、数字を連番にしないことがポイントです。こうすることで、一つ目のフォルダと二つ目のフォルダの間にフォルダを追加したい場合、他のフォルダの名称を全て変えるという手間を防ぐことができます。
3.ファイル・フォルダ管理のルールを浸透させる
ファイル・フォルダの名付けルールを決めたら、共有フォルダを利用する人全員にこのルールを周知しましょう。
ルールを決めても浸透していなければ、先に述べたような業務改善というメリットを享受することができません。
まずはファイル・フォルダの名前を統一することから始め、実際の業務も踏まえてルールを改善・追加していきましょう。
さらに、基本からワンランクアップしたファイル管理のコツをご紹介します。
1.フォルダの階層は3段階まで
フォルダをたくさん作り、クライアントやカテゴリーごとに管理すると、ファイル管理がしやすくなると考えるかもしれません。
しかし、フォルダの階層が増えすぎてしまうと、一つ一つフォルダを開くという手間が加わり、かえってファイルが探しにくくなってしまうこともあります。
フォルダの階層は3〜4までなど、フォルダ構成が複雑になりすぎないようにルールを決めておきましょう。
2.一時保存フォルダを活用しよう
クライアントとの会議の直前に、急いで追加資料を作成したけれど、ルール通りにファイルを保存している余裕がない、といった、急いでファイルを作成しなければならない場面も、ビジネスには多々あります。
そのように、ルール通りに保存できないファイルは、「一時保存フォルダ」に保存しましょう。
「一時保存フォルダ」は急ぎの場合だけでなく、どのフォルダに保存すべきかわからず、管理部に確認してから保存する場合などにも利用できます。
ただし、同フォルダ内につい情報をため込んでしまう、ということのないように、正しい場所にファイルを移動させるための期限など、合わせて設定することがおすすめです。
3.ファイルのバックアップを確保しよう
ファイルのバックアップ体制を整えることも、非常に重要です。
万一、ストレージが壊れてしまったり、システムが起動しなくなってしまうと、PC内に保存したファイルはすべて消失してしまいます。
PCの内部ストレージにファイルを保存する場合、ファイルはすべて自動的にバックアップできるような仕組みを用意しておきましょう。
4.使わない・不要なファイルは断捨離で整理しよう
使わない・不要になったファイルをいつまでも保存しておくことは、ファイルの検索性を下げたり、ストレージ容量を圧迫したりと、ファイル管理にとってマイナスとなります。
今後使用しないと判断されたファイルは、しっかり断捨離して整理するようにしましょう。
ここでは、やってはいけないファイル管理の方法をご紹介します。
1.デスクトップ上にファイルが散乱
ファイルの保存場所が決まらない場合、ついデスクトップにファイルを保存してしまうといった経験は、誰にでもあるでしょう。
そうした「つい」の積み重ねで、ありとあらゆるファイルがデスクトップ上に雑然と置かれ、必要なファイルが見つからなくなってしまいます。
デスクトップにファイルを保存するのは極力避けるのが正解です。
2.「最終」の２文字をファイル名に入れる
やりがちなのが、「〇〇最終」というファイル名をつけてしまうこと。
この最終ファイルに修正が加わった場合、「〇〇最終2」「〇〇最終3」などのファイルが増えていき、結局どれが本当の最終ファイルなのかわからなくなってしまう、なんてことが起きる場合もあります。
「最終」の2文字はファイル名に入れないようにしましょう。
3.ファイルをダウンロード先に放置する
デスクトップと同じように、ダウンロードしたファイルをダウンロードフォルダに放置してしまう経験も、メールやチャットでデータのやり取りをするビジネスパーソンなら覚えがあるはずです。
ダウンロードフォルダはあくまで一時的な保存場所として使用し、すぐに分類ルールに従ったフォルダに保存する習慣をつけましょう。
社内でファイルを共有する場合、ファイル管理のルールを統一し、そのルールを周知することで、必要なファイルを探しやすくなり、情報共有をスムーズに行うことができます。
しかし、実際の業務でファイル管理を効率的に行うためには、共有フォルダに格納するファイルの形式やひな型を作ったり、編集時のバックアップ体制構築をしたりと、さらに沢山のルールを決める必要があります。
情報管理システムの導入で、さらに業務効率を上げましょう！
ファイルの管理をさらに徹底し、かつ、自分たちで一から構築するよりも簡単・スピーディーにファイル管理を始めるなら、情報管理に特化したシステムの活用もおすすめです。
例えば、クラウド型情報管理システムの「PlaPi（プラピ）」であれば、自社に適した項目を設定することで、情報の分類を簡単に行うことが可能です。加えて、PlaPiではあらゆる拡張子のファイルを取り扱え、ファイルの属性や検索のためのメタ情報などを自由に付与して管理、検索、共有が可能になります。
また、全文検索、タグ検索、AND条件OR条件が入り組んだ複雑な検索など、自由な検索でファイルを簡単に見つけられます。
さらに、データごとの関連性を設定することもでき、通常のファイル管理では設定が困難な、必要な情報を芋づる式に見つける、という情報検索もできるようになります。
業務の効率化をさらに進めるためにも、クラウド型ファイル管理システム「PlaPi」の利用を検討してみてはいかがでしょうか。
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