【おすすめツール4選】ナレッジ共有とは？ メリットや企業が苦戦するポイントもご紹介
後閑勇登
日々の業務の中で集まるナレッジ（経験・知識）を共有できることは、企業にとってさまざまな利点があります。この記事では、ナレッジ共有ツール導入のメリットや、おすすめのツールをご紹介します。
ナレッジ共有・ナレッジマネジメントとは何か
個人が業務で得た経験・知識をシェアすることを「ナレッジ共有」といいます。
アフターコロナ・ウィズコロナの立ち回りが求められる現在のビジネスシーンにおいて、テレワークなどの非対面型コミュニケーションが必須となった背景もあり、ナレッジを集約して効率よく共有することの重要性がさらに高まっています。
また、個人のナレッジを写真や文書などによって共有し、業務効率化を図ることを「ナレッジマネジメント」といいます。
ナレッジ共有により得られるメリット
それでは、ナレッジ共有には具体的にどんなメリットがあるのでしょうか。
1.業務の属人化を防止し、業務の質が上がる
ナレッジはその性質上、どうしても属人化しがちなものです。
ミドルエイジ以降の転職が一般的となり、人材の流動化が進む一方の昨今、各個人に蓄積したナレッジが十分に共有されないまま、社外に流出するリスクが発生しています。
個人のナレッジを社内で集約して、常に共有できる仕組みを設けることは、埋もれたナレッジの掘り起こしだけでなく、その属人化を防ぐことにも繋がります。
2.業務の効率化を実現する
過去に業務上で起こったミスやクレームなどをナレッジとして共有できると、同じような失敗を防ぐことができます。
問い合わせ対応などの多大なリソースが必要な業務においても、過去の事例や対応などを社内WikiやFAQなどで参照できれば、最小限の人手で効率よく処理することが叶います。
これによって、問い合わせに対応する人員の習熟度による対応レベルの差も平均化でき、結果的に顧客満足度の上昇にも繋げられます。
3.教育・業務引き継ぎの際のコストを減らせる
新入社員や中途採用社員の研修・教育から、異動・転勤する社員まで、業務の引継ぎには多大なコストが生じます。しかし、これもナレッジの共有によって大幅に削減できます。
教育や引継ぎにかかるコスト・時間の削減によって、それに対応する予定だった社員が本来の業務に専念できることとなり、前述した業務効率化にも繋がってきます。
ナレッジ共有で企業が苦戦するポイント
メリットしかないように思えるナレッジ共有ですが、実際は企業への導入に関して、苦戦するポイントもいくつか存在します。以下で解説します。
1.共有するためのアウトプットのハードルが高い
日々の業務に追われていると、ナレッジの共有は後回しにされがちです。共有するやり方が社内で十分に周知されていなかったり、その仕組み自体がきちんと整備されていないケースも多々見受けられます。
2.作ってもうまく活用できない
たとえナレッジ共有の仕組みを導入した場合でも、フォーマットや共有方法などのルールが十分に社内に浸透していないと、うまく活用できません。
その場合、時間が経過するにつれて状況は悪化します。結果的に社内で誰もナレッジ共有ツールを使用していない、となってしまう場合も。
そもそもナレッジの検索性が低く、情報にアプローチすることがストレスとなってしまっている場合もあります。
3.「ナレッジを共有する」ことが現場の状況に馴染まない
現場でのリアルなコミュニケーションを重視する文化が強いと、ナレッジを文書などで残すことが軽視されがちです。
せっかく社内にナレッジ共有を導入しても、使われていないと全く意味がありません。専門の担当者や推進チームを設けるなどして、継続的にナレッジ共有を促す体制作りが求められます。
ナレッジ共有ツールの活用で導入リスクを軽減
このように、ナレッジ共有の導入においては、超えなければならないハードルがあるのです。しかし、心配はいりません。次項で説明するナレッジ共有ツールによって、リスクを軽減して効率よく導入を進めましょう。
ナレッジを共有するためのツールの種類
ここまでナレッジ共有のメリットや課題点を解説してきましたが、社内でナレッジ共有の浸透を効率的に成し遂げるためには、ツールの導入が近道です。
ナレッジの蓄積・共有に特化したタイプ、FAQ・社内Wikiを作成できるタイプ、ヘルプデスクをサポートできるタイプ、検索機能が優れたタイプなどが主なツールとしてあげられます。
ナレッジ共有ツールを選ぶ際のポイント
では、ナレッジ共有ツールを選ぶ際にはどんなポイントを意識すればいいのでしょうか。
1.使いやすさ
まず一番に考えたいのは「使いやすさ」です。組織内におけるITリテラシーにバラ付きがある企業も多いことから、ユーザーが感覚的に使えないツールでは、ナレッジ共有の社内への浸透や習慣化は難しいでしょう。
2.料金
次に、コスト面を考えましょう。導入するプランによってツールの料金は変動します。自社に最適なプランをしっかりと見定める必要があります。
無料トライアル期間の活用や、まずは限られた部署で導入のテストを試みるなど、スモールスタートで運用していくことをおすすめします。
3.セキュリティ
ツールに集まっていく社内のナレッジは、いわば企業にとって重大な機密情報。万が一でも情報漏洩リスクは避けたいところです。セキュリティに関してしっかりと対策が取られているかどうかは、絶対に抑えておきたいポイントです。
おすすめのナレッジ共有ツール4選！
以上を踏まえた上で、おすすめのナレッジ共有ツールをご紹介します
1.PlaPi
ナレッジ共有に加えて、さまざまな形式に対応したファイル共有ツールとしても活用できるクラウドサービス。自社の状況に合わせて簡単にカスタマイズできるので、現場にもストレスなくナレッジを共有できる仕組みが作れます。
最短1週間で環境を構築できるだけでなく、月額1万円のプランも用意されており、初期費用も控えめ。
セキュリティ対策も万全で、定期的な脆弱性診断の実施や、接続元IPアドレスによるアクセス制限機能を提供。ファイルは東日本、西日本に対してバックアップを取得しており、ファイルのバックアップ先としても利用できます。
2.kintone
開発知識がなくてもシステムを作成できる、サイボウズ社運営のクラウドサービスです。業務アプリを直感的に作成・共有できますが、多機能なので使いこなすには時間が必要です。
3.Qiita:Team
シンプルでわかりやすいインターフェースが特徴の、Increments社運営の社内向け情報共有ツールです。エンジニア向けのツールなので、やや汎用性に欠けます。
4.Slack
チャットに投稿する感覚で、手軽にナレッジを共有できるツールです。ただその手軽さゆえに、情報の集約や網羅性に難があります。
ナレッジ共有ツールを導入して、業務を加速させましょう
ナレッジの共有がカルチャーとして社内に根付くと、組織全体が活性化し、それぞれの業務のパフォーマンスも大きく向上します。
そして、どんなナレッジを共有したいか・ナレッジ共有で何を叶えたいかなど、目的を明確に定めることで、導入の成功率は飛躍的にアップします。ナレッジ共有ツールを積極的に導入・検討して、自社の成長を加速させましょう！
